Personaladministration KMU: was 2026 wichtig ist
Eine saubere Lohnadministration ist für jedes Unternehmen zentral. Sie sorgt dafür, dass Löhne korrekt ausbezahlt, Sozialversicherungen richtig abgerechnet und gesetzliche Pflichten eingehalten werden.
Gerade in KMU wird der Aufwand jedoch oft unterschätzt. Die Lohnadministration ist nicht nur eine monatliche Routinearbeit sondern betrifft auch Mutationen, Absenzen, Versicherungen, Quellensteuer, Spesen und Jahresendmeldungen.
Was gehört zur Lohnadministration?
Zur Lohnadministration gehören alle Arbeiten, die für eine korrekte Lohnabrechnung und Dokumentation notwendig sind. Dazu zählen insbesondere:
- Pflege der Personaldaten
- monatliche Lohnabrechnungen
- Eintritte, Austritte und Lohnmutationen
- Abrechnung der Sozialversicherungen
- Quellensteuer bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden
- Verarbeitung von Spesen, Zulagen und Absenzen
- Meldungen an Versicherungen und Behörden
- Lohnausweise und Jahresenddeklarationen
Viele dieser Aufgaben fallen nicht täglich an sondern nur periodisch oder jährlich. Für KMU ist deshalb wichtig, dass Personaldaten aktuell sind, Lohnarten korrekt eingerichtet werden und Mutationen rechtzeitig erfasst werden.
Ebenso zentral ist eine geregelte Stellvertretung. Eine externe Unterstützung oder Auslagerung der Lohnadministration kann KMU zusätzlich entlasten, Fachwissen sichern und die Kontinuität der Prozesse gewährleisten.
Lohnausweis 2026: die wichtigsten Änderungen
Erhöhung der Fahrkostenpauschale (Rz 9, 23, 52)
Die Pauschale für geschäftliche Fahrten mit dem Privatfahrzeug wird von CHF 0.70 auf CHF 0.75 pro Kilometer erhöht (Rz 52).
Somit können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden ab 2026 den neuen Ansatz von CHF 0.75/km auszahlen.
Die Auszahlung des neuen Ansatzes ist auch dann zulässig, wenn im bereits genehmigten Spesenreglement CHF 0.70/km erwähnt ist. Das bestehende, genehmigte Spesenreglement muss dafür nicht neu genehmigt werden.
Anpassungen zu nicht deklarationspflichtigen Leistungen (Rz 72)
Folgende Anpassungen (markiert) wurden in der Wegleitung vorgenommen:
REKA-Check Vergünstigungen für vom Arbeitgeber abgegebene Produkte oder Dienstleistungen von Dritten bis maximal 20 % je Leistung und bis zu einer maximalen Vergünstigung von CHF 600 jährlich (zu deklarieren in Ziffer 2.3 des Lohnausweises ist lediglich die Differenz der Vergünstigungen, die diese Werte übersteigen).
Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 500 600 pro Ereignis Kalenderjahr. Bei Naturalgeschenken, die diesen Betrag übersteigen, ist der ganze Betrag anzugeben (Ziffer 2.3 des Lohnausweises). Bargeldgeschenke sind immer als Lohnbestandteil im Lohnausweis zu deklarieren.
Zutrittskarten für kulturelle, sportliche und andere gesellschaftliche Anlässe bis CHF 500600 pro Ereignis Kalenderjahr (zu deklarieren sind lediglich Beiträge, soweit sie CHF 500 600 pro Ereignis Kalenderjahr übersteigen).
Gerne unterstützen wir Sie dabei, Ihre Lohnadministration korrekt zu führen, interne Prozesse zu überprüfen und die Neuerungen beim Lohnausweis 2026 richtig umzusetzen.
Wünschen Sie Unterstützung bei einzelnen Aufgaben oder möchten Sie Ihre Lohnadministration teilweise oder vollständig auslagern? Wir stehen Ihnen gerne zur Seite.